Spare Zeit ... mit E-Mail-Vorlagen
Eines meiner Hauptkommunikationstools mit Neukund:innen sind E-Mails. Ich verbringe am Tag ganz schön viel Zeit mit dem Verfassen von Nachrichten. Würde ich jedes Mal alle Informationen neu schreiben, wäre das meine Hauptaufgabe. Das soll so nicht sein.
Standard-E-Mails als Templates
Es gibt viele Typen von E-Mails, die sich inhaltlich wiederholen:
- Dankesmails
- Versand von Angeboten & Rechnungen
- Falsche Rechnungsangaben
- Absagen & Zusagen
- Erklär-Mails zu Unternehmen & Services
- Kontaktdaten
- Terminvereinbarungen
Größere Firmen nutzen gerne sogenannte Ticketsysteme. Diese Services bieten dir Standardformulierungen gegen eine monatliche Gebühr. Möchtest du diese Kosten vermeiden und benötigst für dein Business (noch) keine Standard-Antworten für den FAQ-Bereich, kannst du dir eigene E-Mail-Vorlagen erstellen.
Wenn du das nächste Mal eine Standard-E-Mail verfasst, tauche in deinen ‚Gesendet-Ordner‘ ein. Mit der Suchfunktion findest du deine letzten E-Mails zu selbigem Thema. Öffne 3 Mails und kopier dir in eine E-Mail-Vorlage die relevanten Sätze. Es kann auch bei nur einem Satz bleiben. Denn auch immer wieder diese bereits kurzgefassten Sätze
„Lassen Sie uns gerne einen Termin vereinbaren. Passt es Ihnen am Donnerstag, 25. 02., 10 Uhr oder am Freitag, 26. 02., 14 Uhr?“
neu zu formulieren, dauert 126 nervige Anschläge, von denen du 90 vermeiden kannst.
Vermeide bei der Anrede in deiner Vorlage Füllwörter oder -buchstaben. „Sehr geehrter Herr/Frau xxx,“ würde ich als „Sehr geehrte ,“ anlegen. „Hallo xxx“ hieße bei mir nur „Hallo ,“, denn das Löschen überflüssiger Satzteile ist zeitaufwendiger, als nur den Namen hinzuzufügen.
Special-E-Mails als Vorlagen
Du bist mit dem gerade verfassten Mail-Text über dich selbst hinausgewachsen. Er klingt so genial, dass du ein bisschen selbstverliebt bist. Gut so. Genieße diesen Augenblick und: Speichere den Text als E-Mail-Vorlage ab.
Bei der nächsten E-Mail zu einem ähnlichen Thema musst du nicht bei null anfangen. Manchmal passt er nicht wirklich zu deinem neuen Gegenüber. Aber er liefert dir einen Einstieg und du erhältst Inspiration. Im fertigen Text stehen immerhin Fakten und relevante Infos. So entwickelst du nicht beim erneuten Verfassen den Plot, fasst dich kurz und vergisst zeitgleich mögliche relevante Themen nicht. Fokus ist vor allem bei E-Mails ein guter Begleiter.
Die Vorteile überwiegen
Neben dem zeitsparenden Effekt gibt es weitere Vorteile von E-Mail-Templates:
Rechtschreibung
Vorgefertigte Sätze sind – einmal richtig angelegt und überprüft – fehlerfreier als ‚live‘ geschriebene Wörter.
Relevanz
Vorgefertigte Sätze beinhalten durch die Mehrfachnutzung alle relevanten Informationen. So vergisst du kein kleines, aber wichtiges Detail zu benennen.
Einheitlichkeit
Hast du Mitarbeiter:innen im Unternehmen und stellst allen die E-Mail-Vorlagen zur Verfügung, gewinnst du eine klarere Unternehmenskommunikation mit der einheitlichen Wortwahl in den E-Mail-Vorlagen. Natürlich darf jede:r die Inhalte individuell anpassen und einen eigenen Stil einfügen. Gerade neue Mitarbeiter:innen sind über Templates froh. Mit ihnen geht vor allem gleich zu Beginn die Arbeit schnell von der Hand. Sie arbeiten sich dank der vorbereiteten Sätze viel schneller und aktiv in Unternehmensinhalte, -werte und -formulierungen ein, als diese ‚nur‘ auf der Website nachzulesen.
#365schreibtipps #effektiverschreiben
