Zu viel für mich: Wie du Großaufträge meisterst
Deine berufliche Disziplin ist der Einzelkampf. Du kannst dich in Teams integrieren, Teil eines Gefüges sein. Du textest und konzipierst vielleicht sogar manchmal zusammen mit anderen. Wenn man dich aber fragt, sagst du stolz: „Ja, ich bin soloselbständig. Unabhängig, freiberuflich, mein eigener Boss.“
Das sagst du auch noch, wenn dich Kunden als federführend in einem Team engagieren. Doch dann passiert es, oft unerwartet: Jemand fragt dich, ob du ein gesamtes Projekt erledigen kannst.
Das Anliegen kommt nicht immer direkt, manchmal eher nebenbei. Vielleicht weil deine langjährige Kundin einen neuen Unternehmenszweig plant. Du weißt, dass sie eine Website, unterschiedliche Werbematerialien, PR und viele Social-Media-Auftritte brauchen wird. Deine Kundin vertraut dir und sagt: „Machen Sie das für mich! Auch den Imagefilm.“
Schweißausbrüche unnötig!
Sag ja. Schließlich hast du ein Netzwerk. Nimm dir einen Tee und einen Zettel (Ja, es dürfen auch Kaffee und Laptop sein!) und beginne eine Liste:
- Schreib alles auf, was gebraucht wird,
- Markiere, was du selbst machen kannst und kalkuliere den Aufwand, sowohl zeitlich als auch finanziell,
- Überleg, wer den Rest erledigen und dir Tipps geben könnte, und schreib die Namen dazu,
- Greif zum Telefon und frag die Leute,
- Alle, die dabei sind, schreiben ebenfalls Zeitaufwand und Kosten auf. Manchmal reicht erstmal grob, manchmal soll gleich ein Kostenvoranschlag (KV) entstehen,
- Check alles noch einmal gegen, gleiche die zeitliche Verfügbarkeit aller ab,
- Schlage auf die angegebenen Zeiten mindestens 30 % drauf. Einige sind krank, andere im Urlaub oder notorische Trödelnasen. Damit musst du rechnen, das brauchst du aber nicht zu kommunizieren,
- Je nachdem, wie viele ihr seid und mit welchen Tools ihr arbeiten müsst (kostenpflichtige Plattformen oder Server?), schlägst du noch Gebühren für die Anwendungen und die Kosten für deine Organisationszeit drauf. Dazu gehören Meetings, Planung, Rücksprachen, Reisekosten … Die hast du ja jetzt nicht nur mit deiner Auftraggeberin, sondern auch mit deinem Team. Reisekosten und begründete Materialkosten (für Messe-Aufsteller oder so etwas) sind extra, alles andere ist Projektmanagement. Wenn dein Projektmanagement nicht mindestens + 30% ohne Sachkosten beträgt, hast du falsch kalkuliert. Unterschätze diese Zeit nicht. An dieser Stelle lauert ein typischer und böser Fehler von Ersttäter*innen. Wenn es ganz schlimm läuft, gehst du mit 0 aus der Sache raus, weil du gar keinen Puffer hattest,
- Geh alles noch einmal durch, atme ein und schreibe deinen KV. Ausatmen nicht vergessen. Falls dir die Summe sehr hoch vorkommt, kannst du ja erwähnen, dass nur die tatsächlich aufgewendete Zeit abgerechnet wird,
- Falls du eine Pauschale anbietest, behalte dir vor, bei unerwarteten Aufwänden nach Ankündigung mehr zu berechnen. Gerade bei Neukunden ist das eine gute Idee, weil du nicht weißt, ob sie zu denen gehören, die alles zehnmal umschmeißen.
KV angenommen? Los geht es!
- Deadline bestimmen (die deutlich vor der Deadline deiner Kundin liegen sollte),
- Zeitplan mit Pufferzeiten für Rücksprachen, Abnahmen und Korrekturen erstellen,
- Zwischenziele („Milestones“) und ihren jeweiligen Termin hervorheben und den anderen mitteilen.
Zwei Punkte sind dabei für dein Zeitmanagement besonders wichtig:
- Nicht alle müssen alles wissen. Manche bringt ein kompletter Zeitplan dazu, nur auf die endgültige Deadline zu gucken und ihren Part erst dann abzugeben – und das ist zu spät! Kommuniziere jeder Person nur die für sie wichtigen Termine
- Plane „Zeit am Lagerfeuer“ ein. Je nach Charakter brauchen Menschen mehr oder weniger Zeit für Gespräche, entweder in der Gruppe oder zu zweit. Veranstalte ein Gruppen-Kickoff, damit sich alle kennenlernen können und um das gemeinsame Verantwortungsgefühl zu stärken. Danach kannst du die Zeit am größeren oder kleineren Lagerfeuer nach Bedarf einteilen, solltest sie aber nicht vernachlässigen. Menschen und Teams mögen es, wenn man sie beachtet.
Gib auch deiner Kundin regelmäßige Updates, behalte den Überblick (Funktioniert dank deines Zeitplans hervorragend!) und kommuniziere Verzögerungen rechtzeitig. Bleib entspannt, aber werde nicht leichtsinnig. Dann klappt es schon mit deinem ersten großen Projekt!
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